Podejmowanie uchwał przez wspólnoty mieszkaniowe rodzi szereg wątpliwości praktycznych między innymi w aspekcie trybu ich uchwalania. Niejednokrotnie właściciele lokali, czyli członkowie wspólnoty mieszkaniowej kontestują przeciwko podejmowaniu uchwał w trybie indywidualnego zbierania głosów, twierdząc że wspólnota powinna podejmować uchwały na zwoływanych zebraniach, a nie dążyć do „dozbierania” głosów poprzez zbieranie podpisów, tylko po to by przeforsować preferowane stanowisko.
Przecież zasadą jest głosowanie na zebraniu, a indywidualne zbieranie podpisów powinno być wyjątkiem, zazwyczaj gdy na zebraniu jest zbyt mało członków. Czy takie stanowisko jest rzeczywiście słuszne?
Odpowiedzi należy szukać w brzmieniu przepisów ustawy o własności lokali a także w mnogim w tej materii orzecznictwie sądowym. Przepisy ustawy wskazują, że uchwały właścicieli lokali są podejmowane bądź na zebraniu, bądź w drodze indywidualnego zbierania głosów przez zarząd. Uchwała może być wynikiem głosów oddanych częściowo na zebraniu, częściowo w drodze indywidualnego ich zbierania. Uchwały zapadają większością głosów właścicieli lokali, liczoną według wielkości udziałów, chyba że w umowie lub w uchwale podjętej w tym trybie postanowiono, że w określonej sprawie na każdego właściciela przypada jeden głos.
Wynika z tego jasno, iż uchwały właścicieli lokali mogą być podejmowane w drodze głosowania podczas zebrania członków wspólnoty bądź poza taki zebraniem w trybie tzw. indywidualnego zbierania głosów bądź też metodą mieszaną, łączącą oba wymienione sposoby. Co więcej przepisy ustawy nie wprowadzają żadnych ograniczeń czy wytycznych co do wyboru metody podejmowania uchwał. Zatem należałoby przyjąć, co poparte jest również licznym orzecznictwem sądowym, iż gdyby faktycznie intencją ustawodawcy było przyznanie pierwszeństwa głosowaniu uchwał na zebraniach wspólnoty, dałby on wyraz tejże intencji w treści przepisu. Tymczasem jego brzmienie wskazuje wyraźnie, że uchwały podejmowane są bądź na zebraniu wspólnoty bądź w drodze indywidualnego ich zbierania przez zarząd. Decyzja o wyborze formy należy do zarządu wspólnoty. To zarząd, który reprezentuje wspólnotę na zewnątrz jest wyłącznie władny do podejmowania decyzji w kwestiach dla niego zastrzeżonych, jak choćby o uzupełnieniu głosowania w trybie indywidualnego zbierania głosów.
Zatem w sytuacji, w której na zebraniu mieszkańców przykładowo, „za” uchwałą głosowało 26,6 %, a „przeciw” uchwale 31,35 % głosów, zarząd wspólnoty uznając, iż uchwała nie została rozstrzygnięta, ma prawo podjąć decyzję o uzupełnieniu głosowania w drodze indywidualnego zbierania głosów. Stanowisko takie należałoby uznać za uzasadnione, albowiem w myśl przepisów ustawy o własności lokali, uchwały zapadają większością głosów właścicieli lokali, liczoną według wielkości udziałów, chyba że w umowie lub w uchwale podjętej w tym trybie postanowiono, że w określonej sprawie na każdego właściciela przypada jeden głos. Przy czym przyjmuje się powszechnie, iż dla podjęcia uchwały wymagane jest by za uchwałą oddali głos właściciele lokali, którzy mają udziały w nieruchomości wspólnej przekraczające 50%. Zatem o tym, czy dana uchwała została w ogóle podjęta decyduje między innymi to, czy opowiedziała się za nią większość właścicieli lokali. Kluczowe jest bowiem to, iż ustawa nie posługuje się w przypadku wspólnot mieszkaniowych pojęciem quorum na zebraniu, co ma wpływ na rozwiązania dotyczące obliczania tej większości. Należy zatem sądzić, że o podjęciu uchwały decyduje większość właścicieli lokali danej nieruchomości, a nie większość właścicieli obecnych na zebraniu. W konsekwencji w przypadku, gdy właściciele lokali obecni na zebraniu z uwagi na brak większości (50 % „za” albo „przeciw”) nie podjęli uchwały, zarząd wspólnoty może przeprowadzić głosowanie uzupełniające w trybie indywidualnego zbierania głosów.
Skłanianie się do uznania takiego postępowania za słuszne poparte jest argumentem bardzo praktycznym i życiowym. Mianowicie tą drogą zapewniona zostaje możliwość zabrania głosu przez ogół mieszkańców nieruchomości, także tych członków wspólnoty, którzy niezależnie od powodów nie byli obecni na zwołanym zebraniu, co w praktyce jest spotykane jest bardzo często.